Utfordringen
Før brukte NC State tradisjonelle e-postsystemer – Cyrus IMAP og GroupWise – som ikke oppfylte behovene til studentene eller de ansatte. Studentene hadde begrenset nytte av e-posttjenesten på grunn av lite lagringsplass, og de ansatte fikk problemer med planleggingen fordi de brukte ulike kalenderprogrammer. «Det var vanskelig å planlegge møter med andre som ikke brukte den samme kalenderen – du måtte ringe til dem og sende e-post frem og tilbake for å sjekke når folk hadde tid», sier Stan North Martin, som er leder for «Outreach, Communications and Consulting» i IT-avdelingen ved NC State.
Studentene og de ansatte møtte også hindringer da de skulle prøve å samarbeide. For eksempel strevde administratorene med å finne effektive metoder for å ta notater og dele dem i forbindelse med personalmøter. «Med Microsoft Word visste du aldri om du satt med nyeste versjon av et dokument eller ikke. Det var en tungvint prosess», sier Martin.