Ved UNC Greensboro nyttiggjør studenter og ansatte seg fullt ut av nettgrupper og samarbeid

Ansatte og studenter ved UNCG har lenge brukt Google og G Suite til undervisning og kommunikasjon, og de har dratt nytte av nye verktøy og muligheter etter hvert som de har blitt lansert. Lærestedets IT-avdeling oppfordrer universitetsmiljøet til å ta i bruk G Suite-verktøy for å gjøre det enklere å samarbeide.

IT-sjef Nick Young ved UNCG (University of North Carolina at Greensboro) tror på to ingredienser i teknologi for universiteter. For det første bør studenter og ansatte ta i bruk verktøy fordi de synes de er nyttige, ikke fordi IT-avdelingen krever det. For det andre bør studenter og ansatte være i stand til å håndtere teknologien stort sett på egen hånd, med minimal hjelp fra IT-avdelingen. Gjennom UNCGs lange historie med bruk av Google – som begynte med Gmail i 2005 – har brukervennlighet og organisk opptak sørget for at G Suite for utdanning nå brukes av 20 000 studenter og 3500 ansatte ved universitetet.

«Vi prøver å lytte til hva studenter og ansatte ønsker – vi vil ikke fortelle folk hva de skal gjøre», sier Young. «Vi gjør apper tilgjengelige og er fleksible når det gjelder hvilke verktøy folk kan bruke. Dette inspirerer folk til å prøve ut nye ting.»

Etter hvert som studenter og ansatte så verdien av Gmail og andre G Suite-verktøy, som Google Dokumenter, tok de også gradvis i bruk de nye verktøyene som Google har lagt til i G Suite de siste ti årene, for eksempel Hangouts og Google Grupper. Young sier at disse nye verktøyene og funksjonene hjalp universitetsmiljøet å innse verdien av å samarbeide med hverandre og dele nyttig informasjon.

Dette sier IT-lederne

«Google Grupper er blitt en stor del av planene våre for kommunikasjon på universitetsområdet.»

Nick Young, IT-sjef, University of North Carolina, Greensboro

Selvbetjeningsverktøy for samarbeid og lagring

«Vi har ikke noen svær utviklerstab», sier Young om IT-teamet sitt. Universitetet har heller ikke en stor administrasjon, størrelsen tatt i betraktning. Young er alltid på utkikk etter måter å bruke G Suite på til å hjelpe studenter og ansatte å spare tid og samarbeide mer effektivt uten store inngrep fra IT-avdelingen. «Vi ser etter forbedringer som er skalerbare – hvor vi kan få mest mulig for pengene», sier han. Det betyr selvbetjeningsverktøy som studenter og ansatte kan bruke på egen hånd.

Young foreslo for eksempel at studentforeninger og ledere i studenthjem kunne utveksle meldinger via Google Grupper i stedet for verktøy for masseutsending av e-post. Med e-postlister som ble oppdatert manuelt, var det vanskelig å håndtere oppgaver som å legge til og slette medlemmer. E-poster ble ofte oversett, siden meldingene lå begravet blant de andre e-postene i brukernes postkasser. Ved å bruke Google Grupper for bestemte grupper på universitetsområdet skapte studenthjemsansatte og studenter et brukerfellesskap på nett der samtalene kunne blomstre. Google Grupper-medlemmer kan besøke samlingspunktet for gruppene sine på nett og se hvordan diskusjonene utvikler seg – eller holde seg oppdatert på viktige beskjeder fra gruppeledere – uten å vente på e-post.

«Google Grupper har hjulpet oss å redusere infrastrukturen knyttet til e-postlister, som vedlikehold av tjenere og sikkerhetskopiering av programvare», sier Young. Gruppeledere kan enkelt legge til og slette medlemmer, og de kan bruke funksjoner som forumer til å stille andre medlemmer spørsmål og ta imot medlemmer. «Google Grupper har blitt en stor del av strategien vår for kommunikasjon på universitetsområdet – og vi har begynt å legge til flere av dem for forskjellige alumni-grupper», sier Young.

Med Teamdisker elimineres problemer knyttet til eierskap

Young hjelper avdelingene ved UNCG å dra nytte av Google Arkiv til oppbevaring av e-post, samt til å overføre e-post når ansatte forlater universitetet. «Dette hjelper oss å håndtere personalavgang på en bedre måte», sier Young.

Young oppfordrer også ansatte og studenter til å bruke Googles Teamdisker til å dele og lagre dokumenter. Siden filer i Teamdisker administreres av en gruppe og ikke av enkeltpersoner, blir dokumentene værende selv om et medlem forlater gruppen.

«Med Teamdisker slipper vi problemer knyttet til eierskap til dokumenter», sier Young. Som med Google Disk og andre G Suite-verktøy kan Teamdisk-administratorer kontrollere tillatelser og medlemskap – uten å be IT-avdelingen om hjelp.

Samarbeid med andre universitetsområder

Fordi G Suite er i utstrakt bruk i skolesystemet i Nord-Carolina, kan administratorer som Young enkelt dele ideer til forbedringer av prosesser – for eksempel via Google Hangouts. I en «månedlig Hangout for administratorer» samles administratorer fra hele UNC-systemet til samtaler om nye måter å bruke G Suite på.

«Det er sjelden du har et problem som andre administratorer ikke kan hjelpe deg å finne ut av», sier Young. «Det hjelper at vi alle bruker Google, slik at vi kan omgås på samme plattform. Med Hangouts har vi en enkel måte å løse problemer på.»

Organisasjonsprofil

UNCG (University of North Carolina at Greensboro) er et allmennfaglig, forskningsbasert universitet som tilbyr 85 bachelorstudier, 74 masterstudier og 32 doktorgradsstudier for 20 000 studenter. Skolen går inn for å skape et inkluderende miljø der studentene står i sentrum, inspirere til intellektuell utforsking og utdanne studentene til å bli engasjerte samfunnsborgere.

Produktene som ble brukt

Takk for at du registrerte deg!

Let us know more about your interests.