Ved North Carolina State University har undervisningen og læringen blitt mer samarbeidsbasert og kreativ

Utfordringen

Før brukte NC State tradisjonelle e-postsystemer – Cyrus IMAP og GroupWise – som ikke oppfylte behovene til studentene eller de ansatte. Studentene hadde begrenset nytte av e-posttjenesten på grunn av lite lagringsplass, og de ansatte fikk problemer med planleggingen fordi de brukte ulike kalenderprogrammer. «Det var vanskelig å planlegge møter med andre som ikke brukte den samme kalenderen – du måtte ringe til dem og sende e-post frem og tilbake for å sjekke når folk hadde tid», sier Stan North Martin, som er leder for «Outreach, Communications and Consulting» i IT-avdelingen ved NC State.

Studentene og de ansatte møtte også hindringer da de skulle prøve å samarbeide. For eksempel strevde administratorene med å finne effektive metoder for å ta notater og dele dem i forbindelse med personalmøter. «Med Microsoft Word visste du aldri om du satt med nyeste versjon av et dokument eller ikke. Det var en tungvint prosess», sier Martin.

«Dette er en av de største endringene universitetet har gjennomgått – å få alle over på samme plattform, med de samme tjenestene for e-post og kalender.»

Stan North Martin, leder for oppsøkende virksomhet, kommunikasjon og rådgivning i IT-avdelingen ved NC State University

Løsningen

På grunn av problemene knyttet til e-postlagring og kalenderfunksjoner, i tillegg til begrensede muligheter for samarbeid, ba informasjonssjefen et team om å se på vertsbaserte alternativer for studentene, for eksempel G Suite, Microsoft Live og Zimbra. De analyserte kostnadene og fordelene, og opprettet deretter fokusgrupper blant studentene for å avgrense alternativene. Etter å ha pilottestet de ulike verktøyene, overvært personlige demonstrasjoner og fått tilbakemeldinger fra studentene gikk universitetsledelsen til slutt inn for Google. Muligheten til å integrere med ulike typer programvare og maskinvare spilte en betydelig rolle for avgjørelsen. «Den gangen fungerte Microsoft-løsningen egentlig kun med Internet Explorer», sier Sarah Noell, leder for Google-tjenesteteamet og assisterende direktør ved IT-avdelingen. «Vi har et økende antall Mac-er på universitetet.

For studentene, som for en stor del allerede brukte Google, var valget enkelt.» Samtidig ba IT-direktøren en annen studiegruppe ved universitetet om å evaluere G Suite for de ansatte. Hovedkriteriet var at løsningen ikke skulle kreve større prosessendringer. Det å gå over fra lokal lagring til skybaserte løsninger medfører uansett en viss forandring, men ideen om endring viste seg å være større enn den egentlige endringen. De fleste av de ansatte så positivt på overgangen til Google, ettersom de visste hvor godt studentene likte å bruke det. Selv om enkelte av de ansatte var skeptiske i begynnelsen, forsvant de fleste innvendingene da de faktisk begynte å bruke G Suite, forteller Noell. Nå administrerer Noell og teamet hans 180 000 Google-kontoer, hvorav rundt 75 000 er aktive. Studenter som uteksamineres fra NC State, kan beholde kontoene sine på ubestemt tid, og mange har inaktive kontoer.

Organisasjonsprofil

North Carolina State University i Raleigh åpnet dørene i 1887 med en visjon om å kunne tilby utdanningsmuligheter til alle – uavhengig av sosial status. I begynnelsen fokuserte det offentlige universitetet på utdanning i jordbruk og mekanikk. I dag er NC State et fremragende forskningsuniversitet innen fagområder som naturvitenskap, teknologi, ingeniørfag, matematikk, design, veterinærstudier og tekstilvitenskap. Universitetets fokus på samfunnsansvar er fortsatt tydelig, idet studentene og de ansatte samarbeider med partnere i industrien, myndighetene og ideelle organisasjoner for å løse virkelige verdensproblemer. Universitetet, som er delstatens største, leder tiltak for å utvikle et smart strømnett, hjelpe bønder å håndtere klimaendringer samt hindre spredningen av atomvåpen. Universitetet har mer enn 35 000 studenter – ca. 24 500 på bachelornivå og 9500 på masternivå – og omtrent 8500 ansatte.

Produktene som ble brukt

Takk for at du registrerte deg!

Let us know more about your interests.